Nutzungsbedingungen Kindfair

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsschluss

(1) Diese Nutzungsbedingungen regeln die Überlassung der Anwendung Kindfair über das Internet durch den Anbieter an den Betrieb.

(2) Das Angebot richtet sich an Einrichtungen und Betriebe in Betreuung und Pflege — insbesondere der freien Kinder- und Jugendhilfe einschließlich Kindertageseinrichtungen, der Eingliederungshilfe und Assistenz sowie der stationären und ambulanten Pflege —, die als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB oder als juristische Person des Privatrechts handeln, auch an Betriebe in kirchlicher Trägerschaft. Öffentliche Stellen, insbesondere Träger der öffentlichen Jugendhilfe, sind von diesem Angebot ausgenommen.

(3) Der Anbieter schaltet den Bereich des Betriebs frei. Der Vertrag kommt zustande, wenn eine für den Betrieb handlungsberechtigte Person bei der ersten Anmeldung diese Nutzungsbedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung durch Setzen des Hakens und Bestätigen annimmt; ein gesonderter Auftrag in Textform ist nicht erforderlich. Mit der Bestätigung versichert die Person, den Betrieb dabei vertreten zu dürfen. Der Anbieter speichert Zeitpunkt, Person und Fassung.

(4) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Betriebs gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht widerspricht. Individuelle Vereinbarungen zwischen Anbieter und Betrieb, insbesondere über Leistungsumfang und Entgelt, gehen diesen Nutzungsbedingungen vor.

(5) Mit dem Vertragsschluss beginnt eine kostenlose Testphase von 30 Tagen; Zahlungsdaten werden dafür nicht verlangt. Der Anbieter kann die Testphase im Einzelfall verlängern; die Verlängerung wird in der Anwendung angezeigt. In der Testphase dürfen nur Beispieldaten erfasst werden, keine Daten betreuter Personen, Beschäftigter oder Bewerbender. Die Zahlungsweise wählt die Verwaltung des Betriebs in der Anwendung; das Entgelt fällt erst ab dem Ende der Testphase an. Hinterlegt der Betrieb bis zum Ende der Testphase keine Zahlungsdaten, steht sein Bereich im Lesemodus nach § 9 Abs. 2. Hinterlegt er sie auch innerhalb von dreißig Tagen danach nicht, endet der Vertrag mit Ablauf dieser Frist; es gilt § 7 Abs. 2 und 3. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt ab der ersten Anmeldung.

§ 2 Leistungen

(1) Der Anbieter stellt dem Betrieb Kindfair zur Nutzung im Browser bereit — eine Anwendung zur Verwaltung der Assistenz- und Jugendhilfe mit den Bereichen Übersicht, Einsatzplan, Teamkalender, Klienten, Protokolle, Mitarbeitende, Bewerbungen, Abwesenheit, Auslagen und Auswertungen, einem öffentlichen Bewerbungsformular, einer Mobilfassung und einer App für iPhone und — sobald sie erscheint — Android (Grundumfang). Je nach Paket (§ 4 Abs. 1) gehört eine Programmierschnittstelle dazu, über die vom Betrieb benannte Systeme Daten lesend abrufen können.

(2) Über den Grundumfang hinaus kann der Anbieter einem Betrieb nach gesonderter Vereinbarung zusätzliche Bereiche oder individuell entwickelte Funktionen freischalten. Welche das sind, ergibt sich aus der Vereinbarung und aus der Anwendung.

(3) Der Betrieb erhält einen eigenen, von allen anderen Betrieben getrennten Bereich. Er startet leer; die Verwaltung des Betriebs lädt die eigenen Beschäftigten ein und vergibt ihre Rollen selbst.

(4) Datenbank und Dateiablage mit den Daten des Betriebs liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Welche weiteren Dienstleister der Anbieter einsetzt, welche Daten sie erhalten und wo sie tätig sind, auch außerhalb der Europäischen Union, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(5) Der Anbieter entwickelt die Anwendung weiter. Er darf Funktionen ändern, ersetzen oder entfallen lassen, wenn die Änderung für den Betrieb zumutbar ist und der vertragsgemäße Gebrauch dadurch nicht mehr als unerheblich eingeschränkt wird. Wesentliche Änderungen kündigt er mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; der Betrieb kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens kündigen.

(6) Fragen und Störungen nimmt der Anbieter per E-Mail an support@kindfair.net und über das Meldefenster in der Anwendung entgegen und bearbeitet sie in angemessener Frist.

(7) Der Betrieb erhält für die Laufzeit des Vertrags das einfache, nicht übertragbare Recht, Kindfair im Browser und in der App für eigene Zwecke zu nutzen und seinen Beschäftigten diese Nutzung zu ermöglichen.

§ 3 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter stellt die Anwendung mit einer Verfügbarkeit von 98,5 % im Kalendermonat bereit. Nicht angerechnet werden angekündigte Wartungsarbeiten von höchstens acht Stunden im Kalendermonat, die mindestens drei Werktage vorher angekündigt werden und zwischen 22 und 6 Uhr stattfinden, sowie dringende Sicherheitsarbeiten nach Absatz 2. Ebenfalls nicht angerechnet werden Störungen, die allein im Verantwortungsbereich des Betriebs liegen, auf höherer Gewalt beruhen oder das Internet außerhalb der Systeme des Anbieters und seiner Dienstleister betreffen.

(2) Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter mindestens drei Werktage vorher an und legt sie in die Zeit zwischen 22 und 6 Uhr. Dringende Arbeiten zur Abwehr von Sicherheitsrisiken darf er ohne Ankündigung durchführen; er informiert den Betrieb dann unverzüglich.

(3) Nicht verantwortlich ist der Anbieter für Störungen, die allein im Verantwortungsbereich des Betriebs liegen, etwa in dessen Internetverbindung oder Geräten.

§ 4 Leistungsumfang und Entgelt

(1) Der Betrieb wählt eines von drei Paketen. Jedes enthält den Grundumfang nach § 2 Abs. 1. Das Paket Start umfasst Unterstützung per E-Mail. Das Paket Betrieb umfasst zusätzlich die Programmierschnittstelle, die automatische Übersetzung von Textfeldern in Protokollen, Unterstützung und ein Einführungsgespräch; in der Testphase gelten Programmierschnittstelle und Übersetzung wie im Paket Betrieb. Das Paket Verbund umfasst die Leistungen des Pakets Betrieb, eine bevorzugte Bearbeitung von Anfragen und eine Einführung vor Ort. In den Paketen Betrieb und Verbund entwickelt der Anbieter nach dem Ende der Testphase einmalig eine vom Betrieb gewünschte Funktion und integriert sie in dessen Anwendung; enthalten ist ein Entwicklungsaufwand von bis zu 3 Stunden. Umfang und Umsetzung stimmen beide Seiten vorher in Textform ab; der Anbieter kann eine Funktion ablehnen, die mit der Anwendung, ihrer Sicherheit oder dem Datenschutz nicht vereinbar ist. Weiteren Aufwand vergütet der Betrieb nach vorheriger Vereinbarung gesondert. Abweichende Konditionen, etwa ein einzelnes Paket zu einem Sonderpreis, gelten nach gesonderter Vereinbarung (§ 1 Abs. 4). Ebenso kann der Anbieter einem Betrieb nach gesonderter Vereinbarung einen individuellen Rabatt auf das Entgelt gewähren, auch befristet.

(2) Es gilt die Preisliste des Anbieters in der Fassung, die bei Abschluss des Abonnements gilt, derzeit je Monat: Start 129,00 € einschließlich 10 aktiver Konten, je weiteres Konto 9,00 €; Betrieb 249,00 € einschließlich 25 aktiver Konten, je weiteres Konto 8,00 €; Verbund 499,00 € einschließlich 60 aktiver Konten, je weiteres Konto 6,00 €. Alle Entgelte verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an.

(3) Abgerechnet werden die aktiven Konten des Betriebs. Ein aktives Konto ist jede Person, die einen nicht beendeten und nicht deaktivierten Zugang zum Bereich des Betriebs hat, gleich in welcher Rolle; offene Einladungen und Zugänge des Anbieters zählen nicht. Der Anbieter gleicht die Zahl täglich ab; ändert sie sich während eines Abrechnungszeitraums, wird der Unterschied anteilig verrechnet.

(4) Das Entgelt wird nach der Testphase im Voraus erhoben — bei monatlicher Zahlung monatlich, bei jährlicher Zahlung jährlich; eine jährliche Zahlung beträgt 11 Monatsentgelte. Gezahlt wird per SEPA-Lastschrift oder Karte über den Zahlungsdienstleister Stripe; die Rechnungen stellt der Anbieter elektronisch bereit.

(5) Paket und Zahlungsweise kann die Verwaltung des Betriebs in der Anwendung wechseln; der Unterschied für den laufenden Abrechnungszeitraum wird anteilig verrechnet. Ein Wechsel von jährlicher zu monatlicher Zahlung wirkt erst zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums.

(6) Der Anbieter kann die Entgelte höchstens einmal innerhalb von zwölf Monaten mit einer Ankündigung von sechs Wochen in Textform anpassen, höchstens im Verhältnis der Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex für Deutschland seit der letzten Preisfestsetzung. Ist der Index seit der letzten Preisfestsetzung gesunken, senkt der Anbieter die Entgelte zum nächsten Abrechnungszeitraum im selben Verhältnis. Bei jährlicher Zahlung wirkt eine Erhöhung erst ab dem folgenden Abrechnungszeitraum. Der Betrieb kann den Vertrag zum Wirksamwerden einer Erhöhung kündigen.

§ 5 Pflichten des Betriebs

(1) Der Betrieb vergibt Zugänge nur an eigene Beschäftigte und an Personen, die für ihn tätig sind, und nur mit der Rolle, die ihre Aufgabe erfordert. Endet die Tätigkeit einer Person, nimmt er ihr den Zugang unverzüglich.

(2) Der Betrieb hält seine Beschäftigten dazu an, Anmeldelinks, den zweiten Faktor, Passkeys und Geräte zu schützen und die Nutzungsregeln der Anwendung einzuhalten.

(3) Der Betrieb ist für die Daten verantwortlich, die er in der Anwendung verarbeitet: für ihre Rechtmäßigkeit, für die Information der betroffenen Personen, für die Verpflichtung seiner Beschäftigten und für die Entscheidung über Aufbewahrung und Löschung.

(4) Der Betrieb nutzt die Anwendung nicht für rechtswidrige Inhalte, bringt keine Schadsoftware ein und führt ohne Zustimmung des Anbieters keine Last- oder Sicherheitstests und keine automatisierten Massenabrufe außerhalb der Programmierschnittstelle durch. Den Inhalt der Daten prüft der Anbieter nicht von sich aus; er verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nur auf Weisung des Betriebs. Wird ihm ein rechtswidriger Inhalt gemeldet, leitet er die Meldung unverzüglich an die Verwaltung des Betriebs weiter. Sperren darf er den Inhalt nur auf Weisung des Betriebs, auf Anordnung einer Behörde oder eines Gerichts oder wenn der Inhalt offensichtlich rechtswidrig ist und der Betrieb nicht innerhalb einer angemessenen Frist Abhilfe schafft; bei einem schwerwiegenden Verstoß kann er den Zugang nach § 9 sperren. Jede solche Beschränkung begründet er dem Betrieb in Textform.

(5) Der Betrieb meldet Störungen und den Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung unverzüglich. Hinweise auf rechtswidrige Inhalte nimmt der Anbieter unter support@kindfair.net entgegen.

(6) Der Betrieb klärt vor der Einführung, ob eine Beteiligung seiner Arbeitnehmervertretung erforderlich ist, und führt sie gegebenenfalls durch.

(7) Der Betrieb stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass Inhalte, die der Betrieb oder seine Beschäftigten in die Anwendung einstellen, Rechte Dritter verletzen, insbesondere Urheber-, Marken- oder Persönlichkeitsrechte, soweit der Betrieb die Rechtsverletzung zu vertreten hat. Der Anbieter informiert den Betrieb unverzüglich über einen solchen Anspruch, überlässt ihm, soweit zumutbar, die Abwehr und erkennt den Anspruch nicht ohne Zustimmung des Betriebs an. Für Ansprüche wegen der Verarbeitung personenbezogener Daten gilt allein § 10 Abs. 4.

§ 6 Daten des Betriebs, Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Die Daten, die der Betrieb und seine Beschäftigten in die Anwendung eingeben, bleiben Daten des Betriebs. Der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich, um seine Leistungen aus diesem Vertrag zu erbringen, und nicht für eigene Zwecke.

(2) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Betriebs nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der zusammen mit diesen Nutzungsbedingungen geschlossen wird. In Fragen des Datenschutzes geht er diesen Nutzungsbedingungen vor.

(3) Inhalte des Betriebs sieht der Anbieter in der Anwendung nur, wenn er den Bereich des Betriebs ausdrücklich öffnet. Jeder solche Zugriff wird mit Grund protokolliert und endet von selbst; die Verwaltung des Betriebs sieht ihn im Aktivitätsprotokoll der Anwendung, und auf Anfrage gibt der Anbieter Auskunft über Grund und Umfang. Der Anbieter nutzt ihn nur zur Unterstützung auf Anfrage, zur Behebung von Fehlern und zur Abwicklung bei Vertragsende. Außerhalb dieses Wegs greift der Anbieter nur zur Abwehr einer Störung, zur Wiederherstellung von Daten oder auf ausdrückliche Weisung unmittelbar auf Datenbank oder Dateiablage zu; diese Fälle hat der Betrieb im Vertrag zur Auftragsverarbeitung allgemein angewiesen. Der Anbieter vermerkt jeden solchen Zugriff mit Zeitpunkt, Anlass und Umfang und gibt dem Betrieb auf Nachfrage Auskunft darüber.

(4) Beide Seiten behandeln Informationen der anderen Seite, die ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bekannt werden und als vertraulich erkennbar sind, vertraulich und verwenden sie nur für die Durchführung des Vertrags. Vertraulich sind insbesondere individuell vereinbarte Konditionen sowie Informationen über Sicherheitsmaßnahmen und Sicherheitsvorfälle. Das gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder ohne Verstoß gegen diese Pflicht bekannt werden, die der empfangenden Seite bereits rechtmäßig bekannt waren oder die sie aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung offenlegen muss. Die Pflicht gilt über das Ende des Vertrags hinaus. Weitergehende Pflichten aus dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung bleiben unberührt.

§ 7 Datenausfuhr und Vertragsende

(1) Die Verwaltung des Betriebs kann den gesamten Bestand jederzeit unter Einstellungen im Bereich „Datenausfuhr" herunterladen: alle Fachbereiche als JSON, die Finanz- und Abrechnungsbestände zusätzlich als CSV und alle hochgeladenen Dateien, zusammen in einer ZIP-Datei.

(2) Nach dem Ende des Vertrags hält der Anbieter den Bestand dreißig Tage zur Ausfuhr bereit. Lädt der Betrieb ihn in dieser Zeit nicht selbst herunter, erstellt der Anbieter die Ausfuhr und stellt sie dem Betrieb zur Verfügung, wenn der Betrieb sie innerhalb dieser dreißig Tage in Textform anfordert.

(3) Danach löscht der Anbieter den Bereich des Betriebs mit allen Daten und Dateien, soweit ihn keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(4) Eigene gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung, etwa nach Handels-, Steuer- oder Sozialrecht, erfüllt der Betrieb selbst. Daten, die er über das Vertragsende hinaus aufbewahren muss, sichert er vor dem Ende des Vertrags oder innerhalb der Frist nach Absatz 2 über die Ausfuhr nach Absatz 1. Nach der Löschung nach Absatz 3 kann der Anbieter die Daten nicht wiederherstellen.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Bei monatlicher Zahlung läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Der Betrieb kann ihn zum Ende jedes Abrechnungsmonats kündigen, der Anbieter mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungsmonats.

(2) Bei jährlicher Zahlung läuft der Vertrag zwölf Monate ab dem Ende der Testphase und verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn der Betrieb ihn nicht spätestens einen Monat vor Ablauf kündigt; eine spätere Kündigung des Betriebs wirkt zum Ende der folgenden Laufzeit. Der Anbieter kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Laufzeit kündigen. Handelt der Betrieb nicht als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, verlängert sich der Vertrag nach Ablauf der ersten zwölf Monate nicht um weitere zwölf Monate, sondern läuft auf unbestimmte Zeit weiter; der Betrieb kann ihn dann jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündigen.

(3) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Die Kündigung bedarf der Textform; die Kündigung über die Abo-Verwaltung in der Anwendung genügt.

(5) Nach dem Ende des Vertrags steht der Bereich des Betriebs im Lesemodus nach § 9 Abs. 2, bis der Anbieter ihn nach § 7 löscht.

(6) Endet der Vertrag vor Ablauf eines im Voraus bezahlten Abrechnungszeitraums durch eine Kündigung nach § 2 Abs. 5, § 4 Abs. 6, § 11 Abs. 3 oder § 12 Abs. 5, durch eine ordentliche Kündigung des Anbieters oder durch eine Kündigung des Betriebs aus einem wichtigen Grund, den der Anbieter zu vertreten hat, erstattet der Anbieter das Entgelt für die Zeit nach dem Vertragsende anteilig.

§ 9 Sperre des Zugangs

(1) Der Anbieter darf den Zugang des Betriebs vorübergehend sperren, wenn der Betrieb mit der Zahlung von mindestens zwei Monatsentgelten in Verzug ist und auch nach einer Mahnung mit einer Frist von mindestens zwei Wochen und Ankündigung der Sperre nicht zahlt, oder wenn der begründete Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung besteht und die Sperre zur Abwehr einer Gefahr für die Anwendung oder für Dritte erforderlich ist.

(2) Die Daten des Betriebs bleiben während einer Sperre vollständig erhalten. Bei einer Sperre wegen Zahlungsverzugs behalten die Personen mit der Rolle Admin einen lesenden Zugang, und die Ausfuhr des Bestands nach § 7 Abs. 1 bleibt möglich; gesperrt sind dann nur das Anlegen und Ändern von Daten und der Zugang der übrigen Beschäftigten (Lesemodus). Der Lesemodus endet, sobald die offenen Entgelte gezahlt sind.

(3) Der Anbieter hebt die Sperre auf, sobald ihr Grund entfällt. Er teilt jede Sperre mit ihrer Begründung in Textform mit, eine Sperre wegen Gefahr im Verzug unverzüglich.

§ 10 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Betrieb regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht, soweit der Anbieter einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie übernommen hat.

(4) Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt; das Verhältnis zwischen Anbieter und Betrieb regelt insoweit der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

§ 11 Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

(1) Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht — etwa eine Änderung der Rechtslage, neue Funktionen oder neue Anforderungen an die Sicherheit — und der Betrieb dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Leistungsumfang und Entgelt ändert der Anbieter nicht einseitig; für die Entgelte gilt § 4 Abs. 6.

(2) Der Anbieter teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Die geänderte Fassung wird der Verwaltung des Betriebs bei der nächsten Anmeldung vorgelegt; sie kann ihr zustimmen oder sie ablehnen, und die Anwendung bleibt in beiden Fällen nutzbar.

(3) Lehnt der Betrieb die Änderung ab, gilt die bisherige Fassung weiter. Der Betrieb kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen, der Anbieter mit der Frist aus § 8 Abs. 1 oder 2.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Bremen, soweit eine Vereinbarung des Gerichtsstands gesetzlich zulässig ist.

(3) Erklärungen zu diesem Vertrag bedürfen der Textform; eine E-Mail genügt.

(4) Ist eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(5) Der Anbieter darf diesen Vertrag samt dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung auf eine von ihm beherrschte Gesellschaft übertragen, die Kindfair weiter betreibt. Voraussetzung ist, dass die übernehmende Gesellschaft alle Pflichten des Anbieters aus diesem Vertrag und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung übernimmt und die dort vereinbarten Unterauftragsverarbeiter und technischen und organisatorischen Maßnahmen unverändert weiterführt. Er teilt dies mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Betrieb kann den Vertrag zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.