Datenschutzhinweise für Beschäftigte

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in Kindfair ist Ihr Betrieb: der Betrieb. Ihr Betrieb hat keine datenschutzbeauftragte Person benannt. Fragen zum Datenschutz beantwortet die Verwaltung Ihres Betriebs.

Kindfair wird Ihrem Betrieb bereitgestellt von Kutvention – Inh. Aykut Bicak, Seewenjestraße 175A, 28237 Bremen, E-Mail support@kindfair.net. Der Anbieter verarbeitet die Daten im Auftrag Ihres Betriebs (Art. 28 DSGVO) und nicht für eigene Zwecke.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Ihrer Tätigkeit und dem, was Ihr Betrieb in der Anwendung führt:

• Ihr Zugang: dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Zugehörigkeit zum Betrieb; wenn Sie sie einrichten, der zweite Faktor und die öffentlichen Schlüssel Ihrer Passkeys — keine Biometrie;
• Ihre Personalakte: Stammdaten wie Funktion, Eintritt, Vertragsart, Urlaubsanspruch, Staatsangehörigkeit und Angaben zu Führerschein und Betreuerausweis, Ihr Profilbild, Kontaktdaten, Privatanschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung, Notfallkontakt, Dokumente und Ihre Anträge auf Änderung dieser Daten;
• Einsätze, Dienstplan und Kalendereinträge;
• Abwesenheiten mit Zeitraum, Art und Vertretung, bei Urlaub wahlweise mit einem Grund — ein Krankheitsgrund wird nicht gespeichert;
• Auslagen, Fahrten und, bei freier Mitarbeit, Ihre Rechnungen an den Betrieb;
• was Sie selbst in der Anwendung erfassen, zum Beispiel Notizen und Protokolle, jeweils mit Ihrem Namen;
• Ihre Bestätigung dieser Hinweise, der Nutzungsregeln und der Verpflichtung auf Vertraulichkeit, mit Zeitpunkt und Fassung.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihr Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnis durchzuführen und die Betreuung zu organisieren: Einsätze planen, Abwesenheiten verwalten, Auslagen und Rechnungen abrechnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Ihr Betrieb gesetzliche Pflichten erfüllt, etwa im Steuer- und Sozialversicherungsrecht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für die Tatsache einer Arbeitsunfähigkeit gilt Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG.

Die Protokolle nach Abschnitt 4 und der Nachweis Ihrer Bestätigungen dienen der Sicherheit der Verarbeitung und der Nachweispflicht Ihres Betriebs (Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 32 DSGVO, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Protokollierung

Jede Änderung an einem Datensatz wird mit Zeitpunkt, handelnder Person und vorherigem Stand festgehalten; dieses Änderungsprotokoll wird nach 12 Monaten gelöscht. Wird ein Datensatz mit Sozial- oder Personaldaten gelöscht, entfernt die Datenbank seinen Inhalt auch aus dem Änderungsprotokoll; dort bleibt nur, dass er gelöscht wurde, wann und von wem.

Wer eine Klienten- oder Personalakte öffnet oder eine Datei mit Personenbezug abruft, wird im Zugriffsprotokoll vermerkt — zusammengefasst je Person, Akte und Viertelstunde. Das Zugriffsprotokoll wird nach zwölf Monaten gelöscht. Es ist nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle bestimmt. Gelesen wird es von der Verwaltung Ihres Betriebs; wer Ihre eigene Personalakte geöffnet hat, erfahren Sie auf Anfrage von der Verwaltung (Art. 15 DSGVO).

Außerdem führt die Anwendung ein Aktivitätsprotokoll: wer wann welchen Vorgang an welchem Datensatz ausgelöst hat, etwa das Anlegen, Ändern oder Löschen eines Eintrags, eine Anmeldung oder einen Zugriff des Anbieters. Inhalte stehen darin nicht, bei Änderungen nur die Namen der geänderten Felder. Es dient der Sicherheit und der Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung (Rechtsgrundlage wie bei den übrigen Protokollen, siehe Abschnitt 3), wird nach 12 Monaten gelöscht und ist nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle bestimmt. Einsehen können es die Personen mit der Rolle Admin Ihres Betriebs und der Anbieter.

5. Wer Ihre Daten sieht

Innerhalb Ihres Betriebs sehen Ihre Daten nur die Personen, deren Rolle es erfordert. Ihre vollständige Personalakte sehen die Verwaltung (Rolle Admin), die Einsatz- und Teamleitung (Rolle Planer) und Personen in einer eigenen Rolle, die Ihr Betrieb zuschneidet — etwa für die Buchhaltung —, wenn er ihr das Recht „Volle Akten anderer lesen“ gibt. Den Grund eines Urlaubsantrags sehen Planer und Admin sowie eigene Rollen mit diesem Recht. Alle anderen Kolleginnen und Kollegen sehen von Ihnen Bild, Telefon, E-Mail und Funktion sowie in Einsatzplan und Teamkalender Ihre Einsätze und Abwesenheiten, ohne deren Grund.

Der Anbieter und die Dienstleister, die er für Hosting, Speicherung, Datensicherung, Fehlerberichte und E-Mail-Versand einsetzt, verarbeiten die Daten im Auftrag Ihres Betriebs; die Datenbank liegt in Frankfurt am Main, einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können von dort zugreifen. Welche es sind, wo sie verarbeiten und auf welcher Grundlage, steht in der Datenschutzerklärung im Abschnitt „Empfänger und Auftragsverarbeiter“. Inhalte sieht der Anbieter in der Anwendung nur über einen protokollierten Zugriff, den die Verwaltung Ihres Betriebs im Aktivitätsprotokoll sieht. Außerhalb dieses Wegs greift der Anbieter nur zur Abwehr einer Störung, zur Wiederherstellung von Daten oder auf ausdrückliche Weisung unmittelbar auf Datenbank oder Dateiablage zu; diese Fälle hat der Betrieb im Vertrag zur Auftragsverarbeitung allgemein angewiesen. Der Anbieter vermerkt jeden solchen Zugriff mit Zeitpunkt, Anlass und Umfang und gibt dem Betrieb auf Nachfrage Auskunft darüber.

Bei Entwicklung, Wartung und Fehlersuche setzt der Anbieter das KI-Werkzeug Claude Code von Anthropic ein. Über den Datenbankzugang des Anbieters hat es technisch vollen Zugriff auf die Datenbank der Anwendung, als deren Eigentümer und damit an Rechten und Zeilen-Sicherheit der Anwendung vorbei; über Anbindungen an die Konten des Anbieters liest es außerdem Einsatz-, Fehler- und Versanddaten der Dienstleister für Auslieferung, Fehlerberichte und E-Mail-Versand. Nach den Arbeitsregeln des Anbieters nutzt es den Datenbankzugang lesend und nur so weit, wie die jeweilige Aufgabe es verlangt, mit Abfragen auf Aufbau, Kennungen und Anzahlen statt auf Inhalte; schreibend nutzt es ihn nur, um Änderungen am Aufbau der Datenbank einzuspielen, oder im Einzelfall auf ausdrückliche Anweisung des Anbieters. Meldungen aus dem Meldefenster der Anwendung und Anfragen aus dem Kontaktformular liest es nicht. Diese Grenzen sind organisatorisch, nicht technisch. Was das Werkzeug liest, geht an Anthropic in den USA. Der Anbieter nutzt Claude Code über ein Konto zu Verbraucherbedingungen; einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic gibt es dafür nicht. Lesende Zugriffe auf diesem Weg erscheinen weder im Zugriffs- noch im Aktivitätsprotokoll der Anwendung, Spuren davon gibt es allein in den Protokollen des Betreibers der Datenbank; Änderungen an Daten hält das Aktivitätsprotokoll mit dem Kanal „sql“ fest.

Textfelder in Protokollen werden automatisch übersetzt: fünf Minuten nach dem Speichern einmal in die Sprache Ihres Unternehmens und beim Öffnen in die Sprache der lesenden Person. Dafür geht der Text an das KI-Modell Claude von Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Dublin, mit Anthropic, PBC, USA). Vorher ersetzt die Anwendung den Namen der betreuten Person sowie erkennbare Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Kontonummern durch neutrale Kennzeichen; Namen weiterer Personen, auch Ihr Name, werden dabei nicht erkannt. Anthropic verarbeitet den Text in den USA, verwendet ihn nicht zum Training und löscht ihn spätestens nach 30 Tagen; Grundlage sind Standardvertragsklauseln. Die Übersetzungen werden als maschinell gekennzeichnet beim Protokoll abgelegt. Hat Ihr Betrieb das Paket Start, wird nicht übersetzt.

Hat Ihr Betrieb unter Finanzen das automatische Auslesen eingeschaltet (ab Werk aus), geht jeder Kontoauszug, den er hochlädt, an ein anderes KI-Modell Claude von Anthropic, damit die Buchungen ausgelesen werden. Steht Ihr Name in einer Buchung — etwa bei einer Gehaltszahlung oder der Erstattung von Auslagen —, erhält Anthropic ihn mit dieser Buchung; ersetzt wird dabei nichts. Für Verarbeitung in den USA, Training, Löschung und Grundlage gilt dasselbe wie bei der Übersetzung. Die ausgelesenen Buchungen sind Vorschläge, die eine Person übernimmt oder korrigiert.

Für den Versand von E-Mails setzt der Anbieter Resend ein. Resend speichert die Nachrichten einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und des Inhalts bis zu 30 Tage in den USA; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.

Hat Ihr Betrieb einen Schlüssel für die Programmierschnittstelle ausgestellt, können die Systeme, die er dafür benennt — etwa für Lohn und Buchhaltung —, Daten aus den freigegebenen Bereichen lesen, darunter Personaldaten, Abrechnungen, Auslagen, Fahrten und Abwesenheiten. Für diese Systeme ist allein Ihr Betrieb verantwortlich.

An Stellen außerhalb Ihres Betriebs gehen Ihre Daten nur, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht, etwa gegenüber Finanzverwaltung, Sozialversicherung oder Kostenträger.

6. Speicherdauer

Ihre Personaldaten bewahrt Ihr Betrieb so lange auf, wie es das Beschäftigungsverhältnis und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verlangen; die Fristen je Datenart stellt er in der Anwendung ein.

Ihre Bestätigungen werden für die Dauer Ihrer Tätigkeit und danach bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Ende Ihrer Tätigkeit aufbewahrt (§§ 195, 199 BGB).

Das Sitzungscookie der Anmeldung liegt höchstens 30 Tage auf Ihrem Gerät und wird beim Abmelden gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu widersprechen, soweit sie auf berechtigten Interessen beruht. Änderungen an Ihren eigenen Personaldaten können Sie in der Anwendung beantragen; die Verwaltung Ihres Betriebs entscheidet darüber. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können dem Recht auf Löschung vorgehen.

Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Verwaltung Ihres Betriebs. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für Ihren Betrieb ist die Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes, in dem der Betrieb seinen Sitz hat; bei einem Betrieb in kirchlicher Trägerschaft die für ihn zuständige kirchliche Datenschutzaufsicht.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne Ihre dienstliche E-Mail-Adresse können Sie Kindfair nicht nutzen. Welche weiteren Angaben für Ihre Tätigkeit erforderlich sind, bestimmt Ihr Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnis.

9. Weitere Informationen

Wie die Anmeldung funktioniert, welche Cookies gesetzt werden, was die App auf Ihrem Gerät speichert und für Mitteilungen überträgt, was Fehlerberichte enthalten und wohin Meldungen aus dem Meldefenster gehen, steht in der Datenschutzerklärung von Kindfair unter /datenschutz. Diese Hinweise, die Nutzungsregeln und die Verpflichtung auf Vertraulichkeit sind in der Anwendung jederzeit unter /rechtstexte abrufbar.