Nutzungsregeln für Kindfair

1. Warum diese Regeln gelten

In Kindfair stehen Sozialdaten betreuter Personen, oft Minderjähriger, darunter Angaben zu Gesundheit und Lebenslage. Diese Daten sind besonders geschützt. Die folgenden Regeln sorgen dafür, dass sie dort bleiben, wo sie hingehören.

2. Umgang mit Klientendaten

• Öffnen und erfassen Sie Daten nur, soweit Ihre eigene Aufgabe es erfordert.
• Schreiben Sie sachlich und nur, was für die Betreuung und ihre Dokumentation nötig ist.
• Tragen Sie bei Abwesenheiten keine Diagnosen oder Krankheitsgründe ein.
• Geben Sie Klientendaten nicht über private Kanäle weiter — nicht per Messenger, private E-Mail oder privaten Cloud-Speicher.
• Anfragen von außen, etwa von Angehörigen, Behörden oder der Presse, geben Sie an die Leitung Ihres Betriebs weiter.

3. Keine privaten Kopien

• Machen Sie keine Bildschirmfotos, Fotos vom Bildschirm oder Abschriften für private Zwecke.
• Speichern Sie keine Dateien aus der Anwendung auf privaten Geräten oder Speichern. Heruntergeladene Dateien löschen Sie, sobald Sie sie nicht mehr brauchen.
• Nehmen Sie Fotos für Protokolle möglichst direkt in der Anwendung auf. Müssen Sie doch die Kamera des Geräts benutzen, löschen Sie das Foto nach dem Hochladen aus der Galerie.
• Ausdrucke bewahren Sie verschlossen auf und vernichten sie datenschutzgerecht.

4. Gerät und Zugang

• Nutzen Sie die Anwendung nur auf Geräten, die Ihr Betrieb dafür zulässt.
• Schützen Sie das Gerät mit einer Bildschirmsperre und sperren Sie es, sobald Sie es aus der Hand legen.
• Geben Sie Anmeldelinks und Anmeldecodes nicht weiter und melden Sie niemand anderen mit Ihrem Zugang an.
• Richten Sie die Authenticator-App für den zweiten Faktor und Passkeys nur auf Geräten ein, die Ihr Betrieb dafür zulässt, und melden Sie den Verlust eines solchen Geräts sofort.
• Melden Sie sich auf Geräten, die auch andere benutzen, nach der Arbeit ab.
• Halten Sie Betriebssystem und Browser aktuell.

5. Vorfälle melden

Melden Sie der Leitung oder Verwaltung Ihres Betriebs sofort, wenn ein Gerät mit Zugang verloren geht oder gestohlen wird, wenn Daten an falsche Empfänger gegangen sind, wenn Sie einen fremden Zugriff vermuten oder wenn Sie einen Anmeldelink erhalten, den Sie nicht angefordert haben. Ihr Betrieb muss eine Verletzung des Datenschutzes innerhalb von 72 Stunden bewerten und gegebenenfalls melden — jede Stunde zählt.

Technische Störungen melden Sie über das Fragezeichen unten rechts in Kindfair. Schreiben Sie dort keine Klientendaten hinein und senden Sie ein Bildschirmfoto nur mit, wenn darauf keine personenbezogenen Daten zu sehen sind.

6. Ende der Tätigkeit

Mit dem Ende Ihrer Tätigkeit endet Ihr Zugang. Unterlagen und Dateien aus der Anwendung geben Sie zurück oder löschen sie. Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt weiter.