Auslagen
Verauslagtes Geld mit Kennziffer und Kilometergeld als Monatsabrechnung einreichen — nach der Freigabe als PDF.
Wofür
Jede Person führt je Monat eine Abrechnung: Belege mit Kennziffer und Fahrten mit Kilometergeld. Ist der Monat vollständig, reichst du sie ein; der Admin gibt sie frei oder schickt sie zur Korrektur zurück.
Eine Abrechnung steht auf „Erfasst", „Zur Prüfung", „Freigegeben" oder „Zur Korrektur". Erst nach der Freigabe gibt es die PDFs für Belege und Fahrten.
Wer was darf
| Vorgang | Betreuer | Planer | Admin |
|---|---|---|---|
| Eigene Belege und Fahrten erfassen und einreichenDazu die eigene Einreichung zurückziehen | ja | ja | ja |
| Alle Abrechnungen ansehen | nein | ja | ja |
| Zurückgegebene Abrechnung erneut zur Prüfung legen | nein | ja | ja |
| Abrechnung freigeben oder ablehnen | nein | nein | ja |
| PDF erzeugenErst nach Freigabe, Betreuer nur die eigene | ja | ja | ja |
| Eigenen Beleg oder eigene Fahrt löschen | ja | ja | ja |
| Fremden Beleg oder fremde Fahrt löschen | nein | nein | ja |
Was eine Rolle hier nicht darf, zeigt Kindfair gar nicht erst an.
So geht’s
Beleg erfassen
- Wähl oben den Monat. Klick auf „Auslagen erfassen" und dann auf „Beleg erfassen".
- Wähl die „Kennziffer", trag „Betrag in Euro" und „Belegdatum" ein.
- Gib eine „Bezeichnung" ein, etwa „Lidl", oder häng unter „Datei anhängen" ein Foto oder PDF an.
- Klick auf „Beleg speichern".
Das Belegdatum darf bis zu drei Monate vor dem Abrechnungsmonat liegen. Das Original geht zusätzlich per Post ans Steuerbüro.
Fahrt erfassen
- Klick auf „Auslagen erfassen" und dann auf „Fahrt erfassen".
- Trag „Datum", „PKW Marke Kennzeichen" und „Anlass" ein.
- Füll unter „Strecken" „Von", „Nach" und „km" aus. „+ Strecke" hängt eine weitere Etappe an und setzt das letzte Ziel als Start ein.
- Klick auf „Fahrt eintragen". Kindfair rechnet die Erstattung mit dem Kilometersatz deines Betriebs.
Abrechnung einreichen
- Öffne deine Abrechnung und prüf Belege und Fahrten.
- Klick auf „Zur Freigabe einreichen" und dann auf „Einreichen".
- Vergessen? Solange die Leitung noch nicht entschieden hat, holt „Einreichung zurückziehen" die Abrechnung zurück.
Nach dem Einreichen lässt sich nichts mehr ändern. Nachträge gehören in einen späteren Monat.
Freigeben oder zurückgeben (Admin)
- Klick an der Abrechnung auf „Abrechnung öffnen".
- Passt alles: „Freigeben" und im Fenster nochmals „Freigeben". Die Belege bekommen ihre Belegnummer.
- Fehlt etwas: „Ablehnen", unter „Was muss korrigiert werden" den Grund eintragen und „Ablehnen und zurückgeben".
Die Person sieht den Grund im Streifen „Zur Korrektur zurückgegeben", ändert und reicht erneut ein.
PDF erzeugen
- Öffne eine freigegebene Abrechnung.
- Klick auf „PDF Belege" oder „PDF Fahrten" an der jeweiligen Karte — oder oben auf „Abrechnung als PDF" für beides in einem.
- Klick im Fenster auf „PDF erzeugen". Der Download startet.
Das Belege-PDF schließt mit der Bitte um Überweisung bis zum 15. des Monats auf deine IBAN; das Fahrten-PDF nennt Gesamtkilometer, Erstattungsbetrag und IBAN. Dafür muss die IBAN in deiner Personalakte stehen.
Gut zu wissen
- Betreuer sehen nur ihre eigene Abrechnung.
- Belege und Fahrten löschst du mit dem Papierkorb an der Zeile, solange die Abrechnung „Erfasst" oder „Zur Korrektur" steht.
- Die 22 Kennziffern sind fest. Ein Feld für Kind oder Anlass am Beleg gibt es bewusst nicht.
- Den Kilometersatz (Vorgabe 0,30 €) stellt der Admin im Regelwerk ein. Eine erfasste Fahrt behält ihren Satz.
- Zum Erfassen brauchst du eine Personalakte bei deinem Betrieb.