Protokolle
Übergabe-, Einzugs- und Umzugsprotokolle je Unterkunft, dazu eigene Protokollarten des Betriebs.
Wofür
Jeder Betreuerwechsel erzeugt ein Übergabeprotokoll mit einer Checkliste, jede neue Unterkunft ein Einzugsprotokoll mit Fotos und Videos. Aus einer Übergabe mit geöffnetem Umzugsbereich wird beim Speichern ein Umzugsprotokoll.
Oben steht die Karte „Offene Protokolle" mit der Fälligkeit jedes Protokolls. Planer und Admin sehen darunter „Alle Protokolle", Betreuer „Protokolle deines Teams" — die Protokolle der Klienten ihres Teams im Bearbeitungsfenster; bearbeiten können sie ihre eigenen, die anderen öffnen sie mit „Ansehen".
Welche Arten es gibt, bestimmt dein Betrieb: Planer und Admin bearbeiten, archivieren und löschen sie in den Einstellungen und legen dort eigene Arten mit eigenen Bereichen und Feldern an. Hat dein Betrieb kein Übergabe- oder Einzugsprotokoll, gibt es dazu auch keine offenen Protokolle und keine Erinnerung.
Wer was darf
| Vorgang | Betreuer | Planer | Admin |
|---|---|---|---|
| Protokoll anlegen und eigenes bearbeitenFür jede betreute Person, auch außerhalb des eigenen Teams | ja | ja | ja |
| Protokoll-Historie einsehenBetreuer sehen nur offene | nein | ja | ja |
| Protokoll nach dem Fenster ändern | nein | ja | ja |
| Protokoll löschen | nein | nein | ja |
| Protokollarten verwaltenIn den Einstellungen; benutzte Arten werden archiviert | nein | ja | ja |
Was eine Rolle hier nicht darf, zeigt Kindfair gar nicht erst an.
So geht’s
Protokoll anlegen
- Klick auf „Protokoll anlegen" oder in einem Banner unter „Offene Protokolle" auf „Zum Protokoll".
- Wähle die betreute Person.
- Wähle die Art: „Übergabeprotokoll", „Einzugsprotokoll" oder eine eigene Art. Das Protokoll öffnet sofort.
Ein Umzugsprotokoll legst du nicht direkt an — es entsteht aus einer Übergabe mit „Umzug erfassen".
Übergabe ausfüllen
- Fülle in der Karte „Checkliste Unterkunft" alle Felder aus — welche es sind (Checkbox, Text, Auswahl oder Zahl), legt dein Betrieb in der Art fest. Jede Checkbox und jede Auswahl wird sofort gespeichert, Text und Zahl mit „Speichern".
- Zieht die Person endgültig aus? Klick auf „Umzug erfassen" — es kommen weitere Punkte und der Bereich für Fotos und Videos dazu. Hat dein Betrieb kein Umzugsprotokoll, fehlt der Knopf, und das Protokoll bleibt eine Übergabe.
- Klick auf „Protokoll speichern".
„gepflegt" steht da, sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind; ein Feld mit „optional" zählt nicht mit. Speichern geht auch vorher.
Einzugsprotokoll mit Fotos
- Klick auf „+ Datei hochladen" — am Telefon auf „Foto oder Video aufnehmen" oder „Aus Galerie wählen".
- Lade mindestens ein Foto oder Video hoch.
- Klick auf „Protokoll speichern".
Ohne Foto oder Video lässt sich ein Einzugsprotokoll nicht speichern. Jede Aufnahme bleibt herunterladbar.
Protokollart anlegen oder ändern (Planer, Admin)
- Öffne „Einstellungen" und dort den Reiter „Protokollarten".
- Klick auf „Protokollart anlegen" und gib den „Name des Protokolls" ein.
- Lege mit „Bereich hinzufügen" Bereiche an (bis 10) und füge je Bereich mit „Feld hinzufügen" Felder hinzu: Checkbox, Textfeld, Dropdown mit eigenen Optionen oder Zahlenfeld mit Einheit. Je Feld legst du fest, ob es ein „Pflichtfeld" ist.
- Schalte „Dateien anhängen erlaubt" ein, wenn Fotos und Videos dazugehören sollen, und klick auf „Speichern".
- Übergabe-, Einzugs- und Umzugsprotokoll änderst du in derselben Liste über „Bearbeiten" — der Einzug hat keine Felder, dort zählen die Aufnahmen.
Eine benutzte Art lässt sich nicht löschen, nur archivieren; eine archivierte steht beim Anlegen nicht mehr zur Wahl. Änderungen gelten für neue Protokolle; bestehende behalten ihre Bereiche und Felder.
Gut zu wissen
- Betreuer ändern selbst angelegte Protokolle, solange die Person dort wohnt und bis 14 Tage nach dem Auszug — danach nur Planer und Admin.
- Fehlt ein Protokoll, erinnert Kindfair automatisch: ab Werk nach 1 Tag um 12:00 Uhr, nach 3 Tagen um 12:00 Uhr — nach 7 Tagen geht eine Mail an den Admin. Die Tage stellt der Admin unter Einstellungen › Unternehmen › Protokollfristen ein.
- Eigene Arten lösen keine Erinnerung und keine Eskalation aus.
- Erlaubt sind Fotos und Videos (JPEG, PNG, WebP, HEIC, MP4, MOV, WebM) bis 200 MB je Datei.
- Löschen darf nur der Admin. Ein Protokoll ist ein Nachweis — das Löschen wird protokolliert.
- Textfelder übersetzt Kindfair ab dem Paket Betrieb automatisch: fünf Minuten nach dem Speichern in die Sprache des Unternehmens, beim Öffnen in die Sprache der lesenden Person. Das Original bleibt stehen.