Einstellungen

Unternehmen und Branding

1. Öffne den Reiter „Unternehmen" und klick in der Karte „Unternehmensdaten" auf „Bearbeiten".
2. Pflege „Firma", „Anschrift", „Telefon", „Registergericht" und „Handelsregister" und klick auf „Speichern". Die Angaben erscheinen auf PDFs, im Bewerbungsformular und in Mails.
3. „Logo austauschen" lädt ein neues Logo hoch (PNG, JPEG oder WebP). Die „Akzentfarbe" stellst du unter „Unternehmensdaten" mit dem Farbwähler oder einem Farbcode wie #2134d3 ein.
4. In der Karte „Datenschutz" trägst du Aufsicht und Ansprechperson für den Datenschutz ein.

Person einladen und Rolle ändern

1. Öffne den Reiter „Rollen und Rechte" und klick auf „Person einladen".
2. Wähl die „Person" und die „Rolle im System" und klick auf „Einladung senden".
3. Später änderst du die Rolle in der „Zuordnung" über „ändern".
4. „Rechtematrix" zeigt, was jede Rolle darf.
5. „Rolle anlegen" legt eine eigene Rolle an, etwa für die Buchhaltung: Name und Beschreibung eintragen, unter „Rechte übernehmen von" eine Rolle als Vorlage wählen, je Vorgang die Rechte setzen und „Rolle speichern".
6. Eine eigene Rolle änderst du über „Bearbeiten". „Löschen" fragt nach einer „Ersatzrolle" für alle, die sie tragen.

Einladen lässt sich, wer in „Mitarbeitende" mit E-Mail hinterlegt ist und noch keinen Zugang hat. Betreuer, Planer und Admin sind Systemrollen und bleiben fest. Eine eigene Rolle trägt genau die gesetzten Rechte, nie die Einstellungen, und wird nie Admin.

Vertretung benennen

1. Klick im Reiter „Rollen und Rechte" unter „Vertretungen" auf „Vertretung benennen".
2. Wähl „Abwesende Person" und „Vertretung" und setze „Gültig von" und „Gültig bis".
3. Die Vertretung trägt in diesem Zeitraum die Rechte des Admins; danach fallen sie von selbst zurück. „Beenden" beendet sie früher.

Löschfristen und Arbeitsregeln

1. Öffne den Reiter „Löschungen".
2. In der Karte „Löschfristen" wählst du in der Zeile eine andere Dauer — nur ab der Mindestdauer der Zeile.
3. Im Reiter „Unternehmen" klickst du bei „Arbeitsregeln" auf „Bearbeiten" und stellst „Kilometersatz" und „Einsatzplanung" ein: „Halbe Tage" oder „Mit Uhrzeit (Beginn und Ende)". Dann „Speichern".

Jede Änderung wird protokolliert. Die Planungsart gilt für neu eingetragene Einsätze.

Nachrichten anpassen

1. Öffne den Reiter „Nachrichten". Du siehst, was Kindfair wann an wen schickt.
2. Schalte eine Vorlage mit dem Schalter ab oder an, oder bearbeite „Betreff" und „Text". Platzhalter in geschweiften Klammern werden beim Versand ersetzt.
3. „Testmail senden" schickt die Vorlage an dich selbst. „Auf Katalogtext zurücksetzen" holt den Ausgangstext zurück.

Gesamtbestand ausführen

1. Öffne den Reiter „Unternehmen". Die Karte der Datenausfuhr steht unter „Datenschutz".
2. Klick auf „Gesamtbestand herunterladen". Kindfair packt alle Daten und Dateien als ZIP — das kann einige Minuten dauern.

API-Schlüssel erzeugen

1. Öffne den Reiter „API-Zugriff" und klick auf „Neuen Schlüssel erzeugen".
2. Gib „Name" und „Zweck" ein, wähl nur die „Bereiche", die das System braucht, und die Laufzeit unter „Gültig für".
3. Klick auf „Schlüssel erzeugen" und kopier den Schlüssel — er ist nur jetzt sichtbar.

Höchstens 10 Schlüssel sind gleichzeitig aktiv. „Sperren" ist endgültig. Wie die Schnittstelle funktioniert, steht in der API-Dokumentation.

Dokumentenarten pflegen

1. Öffne den Reiter „Dokumentenarten". Die Liste steht beim Nachfordern und beim Hochladen in der Personalakte zur Auswahl.
2. Klick auf „Dokumentenart anlegen", trag „Name", „Kurzbeschreibung" und nach Bedarf „Gültigkeit in Monaten" ein und klick auf „Speichern".
3. Mit den Pfeilen ordnest du die Liste. „Archivieren" nimmt eine Art aus der Auswahl; „Löschen" geht nur, solange kein Dokument und keine Nachforderung an ihr hängt.

Ein Führungszeugnis wird nicht als Dokument abgelegt.