Mitarbeitende
Personalakte, Steckbrief und Dokumente je Person — jede Änderung revisionssicher protokolliert.
Wofür
Je Person gibt es eine Akte mit Stammdaten und den Reitern „Dokumente", „Steckbrief" und „Änderungshistorie"; beim Öffnen einer Akte ist „Dokumente" aufgeschlagen. Links schaltest du zwischen „Aktiv" und „Ausgeschieden" um und suchst nach Namen.
Deine eigene Akte siehst du immer vollständig. Ändern sich deine Daten, stellst du einen Änderungsantrag — gespeichert wird erst, wenn der Admin ihn freigibt.
Wer was darf
| Vorgang | Betreuer | Planer | Admin |
|---|---|---|---|
| Eigene Personalakte, Steckbrief und ÄnderungsantragÄnderungen gelten erst nach Genehmigung | ja | ja | ja |
| Fremde Akten lesenBetreuer nur Bild, Telefon, E-Mail und Funktion | ja | ja | ja |
| Stammdaten ändern, Änderungsanträge genehmigenDazu „Mitarbeitenden anlegen" und fremde Steckbriefe | nein | nein | ja |
| Dokumente bei anderen hochladen und nachfordernBei sich selbst lädt jede Rolle hoch | nein | ja | ja |
| Dokumente löschen | nein | nein | ja |
| Als ausgeschieden führen | nein | nein | ja |
| Personalakte löschen, Zugang entfernenAkte nur nach Ablauf der Frist | nein | nein | ja |
| Änderungshistorie einsehen | nein | nein | ja |
Was eine Rolle hier nicht darf, zeigt Kindfair gar nicht erst an.
So geht’s
Eigene Daten ändern
- Öffne deine Akte und klick auf „Meine Daten ändern".
- Ändere private Telefonnummer, private E-Mail, Privatadresse, IBAN oder Profilbild.
- Klick auf „Änderungsantrag einreichen".
Die Änderung gilt erst, wenn der Admin den Antrag genehmigt. Deinen Steckbrief bearbeitest du dagegen direkt — er gilt sofort für die Teamvorstellung.
Änderungsantrag entscheiden (Admin)
- Die Übersicht zeigt dir „Änderungsanträge entscheiden". Öffne die Akte der Person.
- Im gelben Streifen „Wartet auf Genehmigung" steht je Feld „alt → neu".
- Klick auf „Freigeben" oder „Ablehnen".
Mitarbeitenden anlegen (Admin)
- Klick auf „Mitarbeitenden anlegen".
- Trag „Vorname" und „Nachname" ein, dazu nach Bedarf Kontakt, „Funktion", „Eintritt", „Arbeitstage pro Monat", „Urlaubsanspruch p.a. (Tage)" und die übrigen Stammdaten.
- Klick auf „Mitarbeitenden anlegen".
- Den Zugang zu Kindfair vergibst du danach unter Einstellungen › „Rollen und Rechte" mit „Person einladen".
Die Akte allein legt keinen Zugang an. Rolle und Team pflegst du in den Einstellungen und in der Klientenakte.
Dokumente hochladen und nachfordern
- Öffne den Reiter „Dokumente", wähl die „Dokumentenart" und klick auf „+ Dokument hochladen". Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG und WebP.
- Herunterladen geht über „Herunterladen" an jeder Zeile.
- Planer und Admin: im Menü „⋯" „Dokumente nachfordern" wählen, die fehlenden Dokumentenarten ankreuzen und „Mail senden".
Die Person lädt nach der Anmeldung in ihrer eigenen Akte hoch. Nach sieben Tagen ohne passendes Dokument erinnert Kindfair. Welche Dokumentenarten zur Auswahl stehen, pflegt der Admin unter Einstellungen › „Dokumentenarten".
Austritt erfassen (Admin)
- Wähl im Menü „⋯" „Als ausgeschieden führen".
- Trag „Austritt am" ein — leer heißt heute.
- Die Person verschwindet aus Dienstplan und Auswahllisten, die Akte bleibt einsehbar. „Wieder einstellen" nimmt das zurück.
Mit dem Austritt endet auch der Zugang zu Kindfair. Personalakten sind zehn Jahre aufzubewahren.
Gut zu wissen
- Betreuer sehen bei anderen Personen nur Bild, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Funktion — und keine Ausgeschiedenen.
- Die „Änderungshistorie" sieht nur der Admin. Das Protokoll kann niemand ändern.
- Personalnummer, Einsatzort und Qualifikation führt Kindfair bewusst nicht.