Klienten
Die Klientenakte: Stammdaten, Aufgaben, Betreuungs- und Leitungsteam und Notizen an einem Ort.
Wofür
Jede betreute Person hat eine Akte. Oben stehen Name, Alter, Hilfeart, der Betreuungszeitraum beim Betrieb und wie viele Betreuende gleichzeitig da sind.
Darunter liegen die Karten „Aufgaben", „Betreuungsteam", „Leitungsteam" und „Notizen", dazu die letzten Protokolle. Oben schaltest du zwischen „Aktiv" und „Archiv" um und wählst im Menü „Klient" die Person.
Wer was darf
| Vorgang | Betreuer | Planer | Admin |
|---|---|---|---|
| Klientenakte lesenBetreuer nur Klienten des eigenen Teams | ja | ja | ja |
| Aufgaben und Notizen erfassen | ja | ja | ja |
| Aufgabe löschenBetreuer nur im eigenen Team | ja | ja | ja |
| Klient aufnehmen, Stammdaten und Teams pflegenDazu Farbe, Leitungsteam und „Auskunft herunterladen" | nein | ja | ja |
| Klient archivieren | nein | ja | ja |
| Klient endgültig löschenNur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist | nein | nein | ja |
Was eine Rolle hier nicht darf, zeigt Kindfair gar nicht erst an.
So geht’s
Klient aufnehmen
- Klick auf „Klient aufnehmen".
- Fülle „Name" aus, dazu nach Bedarf „Alter in Jahren", „Betreuende gleichzeitig", „Bei … ab" und „Voraussichtlich bis".
- Wähle die „Betreuungstage" (vorbelegt: Montag bis Sonntag).
- Klick auf „Klient aufnehmen". Du landest in der neuen Akte; die Farbe vergibt Kindfair selbst.
Später änderst du die Daten über „Bearbeiten" im Kopf der Akte.
Aufgabe anlegen und abhaken
- Tipp in der Karte „Aufgaben" den Titel in die Zeile unter der Liste, etwa „Zahnarzttermin vereinbaren".
- Optional: „Beschreibung und Fälligkeit" aufklappen — „Beschreibung", „Fällig am" und beim „Betreuungsteamkalender" „Als Termin anzeigen".
- Klick auf „Aufgabe anlegen" oder drück Enter.
- Erledigt? Klick auf den runden Haken links. Die Aufgabe wandert ins „Archiv"; „Wieder öffnen" holt sie zurück.
Für „Als Termin anzeigen" braucht die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum — dann steht sie im Teamkalender.
Notizen schreiben
- Klick in der Karte „Notizen" auf „Bearbeiten".
- Schreib in das Feld — es gibt ein gemeinsames Notizfeld je Person, sichtbar für alle Rollen.
- Klick auf „Speichern".
Team zusammenstellen (Planer, Admin)
- „+ Mitglied" in der Karte „Betreuungsteam" öffnet die Suche „Person suchen …". Ein Klick nimmt die Person ins Team.
- Das × an einem Mitglied nimmt es wieder heraus; die Meldung bietet „Rückgängig".
- „+ Leitung" in der Karte „Leitungsteam": „Name", „Jobtitel", „Telefon" und „E-Mail", dann „Hinzufügen".
Archivieren oder löschen
- Öffne im Kopf der Akte das Menü „⋯".
- „Archivieren" nimmt die Person aus der Planung; die Akte bleibt im Archiv. „Reaktivieren" holt sie zurück.
- Nur der Admin: „Klient löschen" und dann „Endgültig löschen" entfernt die Akte mit allen Aufgaben und Einsätzen.
Meist reicht Archivieren — die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.
Gut zu wissen
- Betreuer sehen nur die Personen, in deren Betreuungsteam sie stehen.
- Das ganze Team sieht die Aufgaben und kann sie abhaken.
- Ist das Betreuungsende vorbei, archiviert Kindfair die Person von selbst. Beim Reaktivieren fragt Kindfair nach einem neuen Ende.
- Einen Kalendereintrag aus der Akte gibt es nicht — in den Kalender kommen nur Aufgaben mit „Als Termin anzeigen".