Bewerbungen
Vom Eingang über Gespräch und Hospitation bis zur Zusage — und mit einem Klick in die Personalakte.
Wofür
Bewerbende füllen das Formular über einen öffentlichen Link selbst aus, mit Lebenslauf und weiteren Unterlagen. Der Eingang landet direkt hier unter „Neu". Bewerbungen auf Papier oder am Telefon trägst du mit „Bewerbung erfassen" nach.
Jede Bewerbung läuft durch dieselbe Kette: „Neu", „In Prüfung", „Gespräch", „Hospitation", „Zusage". Abgesagt werden kann auf jeder Stufe. Die Reiter oben filtern nach Stufe.
Wer was darf
| Vorgang | Betreuer | Planer | Admin |
|---|---|---|---|
| Bewerbungen ansehen | nein | ja | ja |
| Bewerbung erfassen und bearbeiten, interne NotizenDazu Unterlagen anfordern und Stufen bis „Hospitation" | nein | ja | ja |
| Zum Gespräch einladen, in Hospitation nehmen | nein | ja | ja |
| Zusagen und Absagen, als Mitarbeitende übernehmen | nein | nein | ja |
| Bewerbung löschen | nein | nein | ja |
Was eine Rolle hier nicht darf, zeigt Kindfair gar nicht erst an.
So geht’s
Bewerbungslink teilen
- Klick oben auf die öffentliche Adresse — es öffnet sich „Bewerbungslink teilen".
- Klick auf „Link kopieren" und stell den Link etwa auf deine Website oder in eine Stellenanzeige.
Das Formular ist erst frei, wenn Name, Anschrift, ein Kontakt und die Aufsichtsbehörde deines Betriebs in den Einstellungen stehen.
Bewerbung bearbeiten
- Wähl die Bewerbung in der Liste. Du siehst Kontakt, Unterlagen, „Verlauf" und die „Interne Notiz".
- Klick oben auf den nächsten Schritt: „In Prüfung nehmen", „Zum Gespräch einladen", „In Hospitation nehmen" oder „Zusage erteilen".
- Bei „Zum Gespräch einladen" trägst du „Ort" und „Zeitpunkt" ein und klickst auf „Einladung senden" — die Einladung geht per E-Mail hinaus.
- Passt es nicht? „Absagen" und „Absage senden".
Die Kette ist fest: kein Sprung, kein Schritt zurück.
Unterlagen anfordern
- Klick in der Karte „Unterlagen" auf „Anfordern".
- Pass die vorbelegte „Nachricht" an, wenn du willst, und klick auf „Anfrage senden".
- Die Person bekommt einen Link und lädt die fehlenden Unterlagen hoch; sie landen direkt in der Bewerbung.
Angefordert wird alles, was fehlt. Der Link gilt 14 Tage und nur einmal; nach sieben Tagen ohne Rücklauf folgt eine Erinnerung.
Als Mitarbeitenden übernehmen (Admin)
- Nach der Zusage klickst du auf „Als Mitarbeitenden übernehmen".
- Prüf die vorausgefüllte Akte und klick auf „Mitarbeitenden anlegen".
- Die Unterlagen wandern in die Dokumente der Personalakte. Gibt es zur E-Mail schon eine Akte, wählst du „Zur bestehenden Akte hinzufügen" oder „Neue Akte anlegen".
Den Zugang zu Kindfair vergibt die Leitung danach unter „Rollen und Rechte".
Gut zu wissen
- Mails an Bewerbende gehen beim Eingang, bei der Einladung, bei Zusage und Absage und beim Anfordern von Unterlagen hinaus. Sie nennen Betrieb und Stelle.
- Kindfair löscht eine Bewerbung samt Unterlagen sechs Monate nach der Entscheidung — ohne Entscheidung sechs Monate nach dem Eingang.
- Die „Interne Notiz" sehen nur Bearbeitende, nie die Bewerbenden.
- Abgesagte Bewerbungen stehen in keinem Reiter mehr.