Einsatzplanung
Wer wann bei wem ist — als Woche oder Monat, in halben Tagen oder mit Uhrzeit.
Wofür
Der Plan zeigt je betreuter Person ihre Plätze an jedem vereinbarten Betreuungstag. Ein offener Platz leuchtet rot und heißt „offen"; ist eine eingeplante Person im Urlaub oder abwesend, steht sie durchgestrichen da.
Oben schaltest du zwischen „Woche" und „Monat" um. Wie viele Betreuungstage auf jeden Klienten entfallen und „Soll und Ist je Betreuende" stehen in den Auswertungen unter „Einsatzplanung · Übersicht".
Dein Betrieb plant entweder in halben Tagen oder mit Uhrzeit. In halben Tagen hat ein Einsatz das Zeitfenster „Ganzer Tag", „Halber Tag bis 12:00" oder „Halber Tag ab 12:00"; mit Uhrzeit hat er „Beginn" und „Ende", und die Übersicht in den Auswertungen zählt Stunden.
Wer was darf
| Vorgang | Betreuer | Planer | Admin |
|---|---|---|---|
| Einsatzplan ansehenBetreuer nur eigenes Team, ab Planer alle | ja | ja | ja |
| Einsätze eintragen und ändern, Betreuungstage je Klient festlegen | nein | ja | ja |
| Einsatz löschen („Offen lassen") | nein | ja | ja |
| Zwischen halben Tagen und Uhrzeit umstellenUnter Einstellungen | nein | nein | ja |
Was eine Rolle hier nicht darf, zeigt Kindfair gar nicht erst an.
So geht’s
Einsatz eintragen
- Klick auf „Einsatz eintragen".
- Wähl „Betreute Person" und „Betreuende Person" und setze „Von" und „Bis".
- In halben Tagen: wähl das „Zeitfenster" und die „Art" — „Ganztags", „Wechseltag" oder „Vertretung".
- Mit Uhrzeit: setze „Beginn" und „Ende" und wähl die „Art" — „Einsatz" oder „Vertretung".
- Klick auf „Einsatz eintragen". Kindfair trägt Tag für Tag ein und meldet, wie viele Tage übersprungen wurden.
Übersprungen werden Tage, die kein vereinbarter Betreuungstag sind, und Tage, an denen kein Platz mehr frei ist. Ist die Person an einem Tag abwesend oder schon eingeplant, nimmt Kindfair den Tag nicht an.
Besetzung eines Tages ändern
- Klick im Plan auf den Eintrag oder auf „offen".
- Wähl im Fenster „Einsatz ändern" das Zeitfenster bzw. „Beginn" und „Ende".
- Tipp eine verfügbare Person an — das speichert sofort. Abwesende stehen gesperrt da, mit „im Urlaub bis …" oder „abwesend bis …".
- Soll der Tag frei bleiben? Wähl „Offen lassen" — die Lücke bleibt sichtbar.
Betreuungstage einer Person festlegen
- Öffne die Klientenakte und klick oben auf „Bearbeiten".
- Wähl unter „Betreuungstage" die Wochentage und unter „Betreuende gleichzeitig" einen oder zwei Plätze je Tag.
- Klick auf „Änderungen speichern". Der Plan zeigt die neuen Tage sofort.
Planungsart umstellen (Admin)
- Öffne „Einstellungen", Reiter „Unternehmen", und klick bei „Arbeitsregeln" auf „Bearbeiten".
- Wähl bei „Einsatzplanung" „Halbe Tage" oder „Mit Uhrzeit (Beginn und Ende)".
- Klick auf „Speichern".
Die Umstellung gilt für neu eingetragene Einsätze. Bereits geplante Einsätze bleiben, wie sie sind — Kindfair rechnet nichts um. Monate mit beiden Arten nennen Stunden und Tage getrennt.
Gut zu wissen
- Betreuer sehen den Plan ihres Teams und können ihn nur lesen.
- Mit Uhrzeit prüft Kindfair Überschneidungen über die Zeitspanne: 08–12 und 13–17 Uhr derselben Person gehen, 08–12 und 11–15 Uhr nicht. Ein Einsatz endet am selben Tag.
- Ein Platz trägt je Tag genau einen Einsatz. Ein Wechseltag zählt im Soll und Ist als halber Tag.
- Urlaub sperrt die Planung ab der Genehmigung, eine Krankmeldung schon ab der Meldung.
- Plant dein Betrieb in Kapapla, steht statt des Plans der Verweis „Zu Kapapla".